À noter que les activités qui ont commencé avant le dépôt de la demande d'accréditation ne sont pas prises en considération. Toute demande d'accréditation doit être faite au moins 2 mois (8 semaines) avant la tenue d'une activité de DPC.

Les documents suivants doivent être joints au formulaire de demande d'accréditation :

• Demande d'accréditation dûment remplie et signée par le médecin spécialiste responsable de l'activité
• Description et plan de l'activité
• Liste et exemplaires du matériel de promotion de l'activité
• Fiche d'inscription à l'activité et formulaire d'évaluation 
• Formulaire de divulgation des conflits d'intérêts potentiels
• Formulaire de libération des droits (engagement)
• Budget, contrat, lettre d'entente (relative au financement de l'activité)

Toutefois, en déposant une demande à la FMSQ, l’organisme de médecins devra démontrer quelle est la structure mise en place pour gérer son DPC :

Identification des besoins : 

• Vous devrez fournir ou démontrer l’étude de besoin sur laquelle le comité scientifique s’est appuyé pour développer la formation. L’identification des besoins est la base de toute démarche de formation continue.

Sollicitations des conférenciers et paiement des honoraires : 

• Fournir vos contrats ou lettres d’entente entre votre organisme et vos conférenciers. 

Gestion des subventions et frais de logistique : 

• Si votre activité est financée par des organismes subventionnaires, fournir les contrats ou lettres d’entente. 

Gestion de la logistique de vos activités :

• Inclure un budget détaillé, processus d’inscription, etc.

Des objectifs d'apprentissage spécifiques doivent être définis en fonction des besoins établis pour l'ensemble de l'événement et pour chaque séance; ces objectifs doivent être inscrits dans le programme de l'activité.

Le programme de l'événement doit inclure un horaire détaillé, y compris le temps destiné à la période de questions ou aux échanges avec les participants, ainsi que les objectifs d'apprentissage. De plus, le nom des membres du comité scientifique, le public cible et les remerciements aux organismes subventionnaires doivent également être mentionnés dans les documents envoyés aux participants avant l'activité.

Les participants doivent pouvoir évaluer l'activité à laquelle ils ont participé à l'aide d'un formulaire d'évaluation qui peut être créé par votre organisme en fonction des critères du Collège royal. Si vous utilisez votre propre formulaire, vous devrez transmettre les résultats des évaluations à la DDPC dans les semaines qui suivent votre activité de DPC.

Toutefois, la DDPC peut vous fournir un lien pour une évaluation en ligne conçue en tenant compte du programme de votre activité. Les résultats sont dans ce cas envoyés sous forme de rapport au médecin responsable de l'activité de formation. 

En aucun cas, avant l'approbation finale des heures accordées, il ne faut ajouter dans votre programme une mention selon laquelle cette activité est en cours d'accréditation. 

L'accréditation est valide pour la période inscrite sur l'avis de conformité. Si votre organisme prévoit tenir des événements similaires au cours de l'année, il doit en informer la DDPC ou soumettre une nouvelle demande au besoin.

Le budget d'une activité de formation doit fournir tous les détails relatifs à toutes les sources de revenus pour ladite activité. 

Selon le Code d'éthique du CQDPCM, par souci de transparence, la contribution financière de toutes les organisations à but lucratif et sans but lucratif doit être indiquée sur le programme et sur tout autre matériel utilisé dans le cadre de l'activité (sauf les cocardes), comme suit :

• Ce programme bénéficie d'une subvention à visée éducative de (nom des organismes subventionnaires).
• Les noms de toutes les sociétés commerciales agissant à titre de commanditaires doivent être énumérés au même endroit, en même temps, avoir les mêmes dimensions et utiliser la même police de caractères, sans logo.
• Seul le nom des compagnies doit être mentionné.
• Les remerciements ne doivent pas être associés à une partie d'activité en particulier.

Les heures de formation sont accordées pour des activités d'apprentissage collectif de section 1 ou pour les programmes d'autoévaluation ou de simulation de section 3 qui sont agréés. Les types de formation peuvent inclure des conférences, des séminaires, des périodes de questions, des ateliers, etc. Les heures qui n'entrent pas dans ce calcul sont celles qui sont consacrées aux expositions (toujours situées à l'extérieur des salles de formation où se déroulent les activités de DPC), les heures de repas, les pauses-santé, les réceptions, les activités sociales, etc.